Organisasi dan tata kerja balai bahasa yang baru merujuk pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, Nomor 21 Tahun 2012, tanggal 17 April 2012. Di dalam Pasal 2 peraturan tersebut disebutkan bahwa balai bahasa mempunya tugas melaksanakan pengkajian dan pemasyarakatan bahasa dan sastra Indonesia di provinsi wilayah kerjanya. Selanjutnya, Pasal 3 Peraturan tersebut menyatakan bahwa dalam melaksanakan tugas Balai Bahasa Provinsi Aceh mempunyai fungsi sebagai berikut;
- Fungsi Pengkajian Bahasa dan Sastra
Fungsi Pengkajian Bahasa dan Sastra mempunyai tugas melaksanakan pengkajian dan penelitian kebahasaan, kesastraan, serta pengajaran bahasa dan sastra termasuk pelindungan. Dalam melaksanakan tugas itu, Bidang Pengkajian Bahasa dan Sastra menyelenggarakan fungsi:
1.1 penyusunan program pengkajian dan penelitian kebahasaan dan kesastraan serta pengajaran bahasa dan sastra;
1.2 penyusunan bahan kebijakan teknis pengkajian dan penelitian kebahasaan dan kesastraan serta pengajaran bahasa dan sastra;
1.3 koordinasi pelaksanaan pengkajian dan penelitian kebahasaan dan kesastraan serta pengajaran bahasa dan sastra;
1.4 penyiapan bahan kerja sama pengkajian dan penelitian kebahasaan dan kesastraan serta pengajaran bahasa dan sastra; dan
1.5 evaluasi pelaksanaan pengkajian dan penelitian kebahasaan dan kesastraan serta pengajaran bahasa dan sastra;
1.6 revitalisasi naskah lama/ klasik;
1.7 pendokumentasian naskah lama/ klasik;
1.8 pendokumentasian bahasa yang masuk ke dalam kategori akan punah. - Fungsi Pemetaan Bahasa dan Sastra
Fungsi Pemetaan Bahasa dan Sastra mempunyai tugas melaksanakan pemetaan baik bahasa maupun sastra di Provinsi Aceh . Hasil kegiatan ini berupa peta bahasa dan peta sastra yang akan berguna bagi pengembangan kebahasaan dan kesastraan. Kegiatan pemetaan ini dilaksanakan secara bertahap dengan rencana strategis yang sebelumnya telah disusun. Fungsi ini berjalan dengan melibatkan sumber daya yang ada di luar Balai Bahasa Provinsi Aceh. Balai Bahasa Provinsi Aceh telah melakukan pemetaan bahasa sejak tahun 2008 dan saat ini telah disusun sementara peta bahasa di Provinsi Aceh.
- Fungsi Pemasyarakatan Bahasa dan Sastra
Fungsi ini meliputi kegiatan yang dilaksanakan dengan sasaran pengguna bahasa atau masyarakat. Fungsi ini berjalan dalam bentuk-bentuk seperti:
3.1 Penyuluhan Bahasa dan Sastra
Penyuluhan Bahasa dan Sastra bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan bahasa Indonesia secara baik dan benar yang diikuti oleh berbagai pemangku kepentingan seperti guru SLTP, SMA, dan SMK di lingkungan Dinas Pendidikan, Kepala dan Staf Tata Usaha lembaga di lingkungan Pemerintah Kabupaten, serta siswa di seluruh wilayah Provinsi Aceh.Penyuluhan juga dilakukan dengan menggunakan media elektronik, berupa radio dan televisi (RRI dan TVRI).Pemakaian bahasa di radio dan televisi memberikan pengaruh yang signifikan bagi masyarakat dalam berbahasa. Pemakaian bahasa Indonesia di radio dan televisi dengan cepat dan mudah menjadi acuan bagi masyarakat umum.
3.2 Gerakan Cinta Bahasa Indonesia (GCBI)
Rasa bangga terhadap bahasa nasional yang telah tercantum dalam UUD 1945 dewasa ini sudah mulai menurun. Penurunan ini mungkin saja akibat globalisasi yang tidak terbendung. Oleh karena itu, Balai Bahasa Provinsi Aceh menyosialisasikan Gerakan Cinta Bahasa Indonesia dengan tujuan agar masyarakat mencintai bahasa sendiri dan menjadi pemakai bahasa Indonesia yang baik dan benar serta tumbuh sikap positif terhadap bahasa Indonesia.
3.3 Bahasa Indonesia bagi Penutur Asing (BIPA)
Salah satu masalah kebahasaan yang menjadi tanggung jawab balai adalah masalah pengajaran bahasa Indonesia. Pengajaran tersebut tidak hanya ditujukan bagi seluruh lapisan masyarakat di Aceh, tetapi juga ditujukan bagi orang asing. Kegiatan dalam pengajaran ini tidak hanya pelaksanaan pengajaran itu sendiri, tetapi juga dalam pengembangan bahan ajar BIPA.Dalam kegiatan pengembangan bahan ajar ini, dilakukan juga pengevaluasian dan penulisan bahan ajar penunjang.
3.4 Uji Kemahiran Berbahasa Indonesia (UKBI)
UKBI merupakan alat ukur untuk mengetahui kemahiran berbahasa Indonesia yang ditujukan bagi seluruh lapisan masyarakat Indonesia termasuk warga negara asing yang berada di Indonesia. Uji kebahasaan ini dilakukan oleh Balai Bahasa Provinsi Aceh dilakukan baik dalam rangka sosialisasi, kerja sama, maupun atas permintaan dari para pemangku kepentingan. - Fungsi Fasilitasi Pelaksanaan Pengkajian dan Pemasyarakatan Bahasa dan Sastra
Fungsi ini terealisasi ke dalam beberapa kegiatan yang dilaksanakan seperti berikut ini:
4.1 Pelatihan Penulisan Karya Tulis llmiah
Pelatihan ini bertujuan membantu peserta dalam memahami teknik-teknik pembuatan karya ilmiah serta membantu peserta agar mampu membuat karya ilmiah sendiri. Kegiatan ini dilakukan dengan pemberian materi tentang prosedur pembuatan karya ilmiah. Setelah diberi penjelasan, dilakukan workshop untuk pembuatan makalah ilmiah dan juga proposal karya ilmiah untuk penelitian.
4.2 Bengkel Sastra
Masyarakat Indonesia akhir-akhir ini mempunyai kecenderungan mudah marah, cara berbahasanya kasar, dan berbuat brutal. Sastra dianggap mampu meredam gejolak seperti itu. Karena itu, apresiasi sastra masyarakat perlu ditingkatkan, misalnya melalui bengkel sastra. Kegiatan ini dimaksudkan sebagai wahana/tempat pelatihan apresiasi (membaca,memahami) dan ekspresi/kreasi, baik lisan (membacakan) maupun tulis karya sastra. Metode pelatihan lebih difokuskan pada praktik bersastra, mulai dari cara menangkap momen-momen puitik/dramatik, menggali ide/gagasan kreatif, menggembangkan imajinasi, sampai pada cara mengolah, mengkristalkan, dan mengekspresikan ide/gagasan ke dalam bentuk karya sastra kreatif (puisi, cerpen, makalah, drama dll), olah vokal, teknik pembacaan.
4.3 Festival Musikalisasi Puisi
Festival Musikalisasi Puisi diadakan untuk menumbuhkan kecintaan terhadap puisi di kalangan generasi muda agar mereka menjadi insan muda yang kreatif. Festival ini diselenggarakan dalam tiga lingkup, yaitu lingkup Provinsi Aceh, lingkup Regional Sumatera, dan lingkup Nasional. Sasaran kegiatan ini yaitu siswa SMA yang diharapkan akan muncul bibit-bibit unggul sastrawan di Provinsi Aceh.
4.4 Lomba Penulisan Cerita Pendek
Lomba Penulisan Cerita Pendek diadakan agar peserta lomba dapat menuangkan ide-ide kreatif yang mereka miliki ke dalam bentuk tulisan. Pada umumnya yang menjadi sasaran kegiatan ini yaitu siswa sekolah. Kegiatan ini semarak dilakukan dalam rangka Bulan Bahasa yang dilaksanakan setiap tahun.
4.5 Lomba Menulis/ Membaca Puisi
Penulisan dan baca puisi bagi guru dan siswa bertujuan untuk menumbuhkan kreativitas juga untuk menumbuhkan minat mereka terhadap sastra. Kreativitas dan minat terhadap guru dan siswa akan dapat membentuk kepribadian diri, baik dari segi intelektual maupun dari segi emosional dan spiritual.
Lomba penulisan puisi yang diadakan oleh Balai Bahasa Provinsi Aceh tidak hanya dalam bahasa Indonesia, tetapi Balai Bahasa Provinsi Aceh juga pernah mengadakan lomba penulisan hikayat dan puisi dalam bahasa Aceh. - Fungsi Fasilitasi Pelaksanaan Pengkajian dan Pemasyarakatan Bahasa dan Sastra
Fungsi Pemberian Layanan lnformasi Kebahasaan dan Kesastraan dilakukan oleh Balai Bahasa Provinsi Aceh dalam bentuk sebagai berikut:
5.1 Jurnal Kebahasaan “Kekelpot”
Jurnal ini khusus memuat tulisan atau artikel kebahasaan yang ditulis oleh berbagai pihak. Jurnal ini terbit secara rutin setiap tahun. Pendistribusian jurnal ini dilakukan terhadap lembaga-lembaga ilmiah yang berkompetensi di bidang kebahasaan.
5.2 Jurnal Kesastraan “Ceudah”
Jurnal ini khusus memuat artikel kesastraan yang juga terbit setiap tahun. Penulis jurnal ini juga tidak hanya terbatas pada internal Balai Bahasa, tetapi juga dari luar. Pendistribusian jurnal ini dilakukan terhadap lembaga yang memiliki kaitan dengan isi jurnal ini.
5.3 Situs (Laman) Balai Bahasa
Situs atau Laman ini berisi informasi melalui internet yang dapat diakses oleh pengguna dari manapun sepanjang terdapat jaringan internet. Saat ini pengelolaan laman Balai Bahasa Provinsi Aceh sudah optimal. Silakan melayangkan kritik dan saran terkait pengelolaan laman Balai Bahasa Provinsi Aceh.
5.4 Perpustakaan Balai Bahasa Provinsi Aceh
Balai Bahasa Provinsi Aceh saat ini mempunyai tidak kurang dari 4.000 judul buku (pustaka) yang mencakup bidang kebahasaan, kesastraan, dan kebudayaan yang sekarang tersimpan di perpustakaan. Jumlah keseluruhan buku yang ada mencapai 300.000 buku. Masyarakat umum dapat memanfaatkan koleksi pustaka tersebut (pembaca tidak perlu menjadi anggota perpustakaan). Apabila pembaca berminat memiliki buku-buku/ koleksi lainnya, perpustakaan Balai Bahasa melayani jasa fotokopi. Sebagai bahan informasi awal dalam upaya pelacakan pustaka, perpustakaan Balai Bahasa tengah berupaya menerbitkan buku Berita Pustaka yang rencananya terbit dua kali setahun termasuk membuat pangkalan data buku (katalog) dalam bentuk digital. Setiap tahunnya, pengunjung perpustakaan Balai Bahasa Provinsi Aceh meningkat secara signifikan. - Fungsi Pelaksanaan Kerja Sama di Bidang Kebahasaan dan Kesastraan
Fungsi pelaksanaan kerja sama telah berjalan selama ini di Balai Bahasa Provinsi Aceh. Kerja sama tersebut dilakukan dengan berbagai pihak dalam upaya tugas dan fungsi kebahasaan dan kesastraan setiap lembaga di Provinsi Aceh. Bentuk kerja sama selama ini yang terjadi antara lain:
6.1 Konsultasi Bahasa dan Sastra
Masyarakat dapat memanfaatkan jasa konsultasi kebahasaan dan kesastraan, baik Indonesia maupun daerah, bahkan asing yang dibuka oleh Balai Bahasa Provinsi Aceh. Konsultasi tersebut meliputi penyusunan karya tulis (ilmiah), bahasa surat dinas, bahasa laporan, transliterasi manuskrip, penerjemahan, dll. Konsultasi dapat dilakukan secara lisan atau tulis, perorangan atau kelompok, baik melalui tatap muka, surat, faksimile, telepon, maupun kunjungan bersama.
6.2 Penyuntingan
Masih banyak dijumpai tulisan (artikel, esai, makalah, skripsi, tesis, disertasi, buku, laporan penelitian, laporan kegiatan, dll.) yang jika dilihat dari sisi bahasa sebenarnya belum layak untuk dipublikasikan/diajukan sebagai pertanggungjawaban kepada pihak-pihak tertentu. Bagi penulis, lebih-lebih orang yang tidak berkecimpung di bidang kebahasaan, hal ini sering tidak disadari bahwa sebenarnya bahasa besar pengaruhnya bagi proses komunikasi.
Boleh jadi ide sebuah tulisan besar dan penting, tetapi jika diungkapkan dengan bahasa yang tidak tepat, ide yang besar dan penting itu akan sia-sia. Oleh sebab itu, penyuntingan bahasa sangat penting artinya bagi sebuah tulisan sebelum tulisan tersebut dinyatakan atau dianggap selesai (layak dipublikasikan). Berkenaan dengan hal itu, Balai Bahasa Provinsi Aceh membuka diri untuk bekerja sama dalam hal penyuntingan naskah, yang antara lain dapat berupa naskah pracetak, naskah cerita, naskah pidato, naskah tulisan ilmiah (makalah , skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian), dll. Dalam hal ini, editing lebih difokuskan pada segi bahasa (ejaan, diksi, struktur, hubungan antarkalimat, paragraf, hubungan antarparagraf, dll.), bukan pada isi (maksud penulis tetap dijaga keasliannya).
6.3 Penerbitan buku
Hasil penelitian tenaga fungsional mengenai kebahasaan atau kesastraan sampai dengan saat ini masih berupa laporan. Oleh karena itu, Balai Bahasa Provinsi Aceh melakukan kerja sama dengan Pemerintah Aceh maupun penerbit yang ada di Aceh untuk melakukan kerja sama penerbitan terhadap hasil penelitian tersebut. Beberapa penelitian saat ini telah dicetak dalam bentuk buku dan telah didistribusikan kepada pemangku kepentingan, baik di Provinsi Aceh maupun di tempat lain.
6.4 Penelitian
Kerja sama penelitian dilakukan dengan perguruan tinggi yang ada di Provinsi Aceh, khususnya di Banda Aceh. Bentuk kerja sama antara lain dalam hal pendampingan atau konsultasi mengenai penelitian yang akan dilakukan atau sedang dilakukan, termasuk pascapenelitian. Secara rutin kerja sama ini melibatkan para pakar dari perguruan tinggi seperti Universitas Syiah Kuala, Banda Aceh.
7. Fungsi Pelaksanaan Urusan Ketatausahaan Balai Bahasa Provinsi Aceh
Fungsi ini diperincikan ke dalam fungsi-fungsi yang lebih khusus seperti berikut ini:
a. menyusun program kerja Subbagian dan mempersiapkan penyusunan rencana dan program kerja Balai;
b. menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian, keuangan, dan perlengkapan;
c. melakukan urusan persuratan dan kearsipan;
d. melakukan urusan pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, dan perawatan inventarisasi serta penghapusan barang perlengkapan;
e. melakukan urusan keamanan, ketertiban, kebersihan, dan keindahan kantor dan lingkungan Balai;
f. melakukan urusan keprotokolan, penerimaan tamu, dan upacara;
g. melakukan pengaturan penggunaan ruangan dan fasilitas kantor;
h. melakukan pencatatan dan penyusunan risalah rapat dinas di lingkungan Balai;
i. melakukan penyusunan formasi pegawai dan daftar urut kepangkatan pegawai;
j. mempersiapkan bahan usul mutasi, pengembangan, pemberhentian, dan pemensiunan pegawai;
k. melakukan upaya peningkatan dan kesejahteraan pegawai;
l. melakukan penyusunan rencana anggaran Balai;
m. melakukan penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran uang;
n. melakukan pembukuan dan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan;
o. melakukan pengelolaan perpustakaan dan dokumentasi Balai;
p. menyusun laporan Subbagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Balai.